Publicado por : Ivanna Bartoncova de Marketing director de Port cities.
El envío de correos electrónicos de venta en frío es una actividad que requiere mucha planificación por parte de los especialistas de marketing y, al final, si no se ejecuta correctamente, es muy probable que irrite a los destinatarios finales. Acercarte a personas desconocidas, por relevante que sea tu contenido, siempre será menos efectivo que "calentar" a tus clientes potenciales con contenido y comunicación previos, sin la obvia intención de vender.
Por otro lado, los correos de venta en frío pueden ayudarte a superar los momentos en los que no tienes tantos clientes potenciales entrantes, o cuando acabas de abrir una nueva sucursal y aún no has establecido tu marca en el nuevo mercado.
Veamos cómo preparar tus campañas de correo electrónico, qué no debes olvidar, y cómo optimizarlas para obtener los mejores resultados.
¿Qué es el envío de correos electrónicos en frío?
Como su nombre lo indica, el correo de venta en frío es el envío de una comunicación por correo electrónico a un contacto "frío": una persona que no te conoce, no te ha conocido o ha mostrado interés en tu producto o servicio todavía.
Existe una posibilidad mucho menor de que esta persona esté interesada en tu producto o servicio, o en la mentalidad adecuada para comprarlo en este momento específico. Dado que las probabilidades no siempre están a tu favor durante esta estrategia, la forma en que ejecutas estas campañas es muy importante.
Hemos reunido 9 consejos útiles sobre cómo planificar y diseñar tu campaña, así como sobre cómo usar Odoo para ejecutarla.
Guía para escribir un efectivo correo electrónico en frío
La línea Asunto del correo electrónico determina si el destinatario abrirá el mensaje o no.
El asunto del correo electrónico es el primero y, a menudo, el único elemento de tu correo electrónico que verán los destinatarios, pero no es necesario que lo sea.
Un asunto de correo electrónico exitoso debe motivar a sus destinatarios a abrirlo y despertar su interés en el motivo por el que les escribes.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir una buena línea de asunto de correo electrónico, lo que aumentará tus tasas de apertura:
Mantenlo corto y dulce. Los asuntos del correo electrónico no deben tener más de 60 caracteres (incluidos los espacios). Las líneas de asunto de correo electrónico que superen esa longitud no se mostrarán en su totalidad.
Hazlo personal. Incluye allí el nombre del destinatario o de su empresa para demostrar que sabes con quién estás conversando.
Hazlo relevante para los destinatarios. Demuéstrales que tienes información nueva e interesante para ellos, que puedes ayudarles a mejorar su vida laboral.
Muestra un poco de urgencia. Quieres que el destinatario abra el correo electrónico lo antes posible. Cuanto más tiempo permanezca sin abrir y sin leer, mayor será la probabilidad de que el destinatario nunca vuelva a leerlo.
Haz que tus correos electrónicos suenen auténticos y genuinos
El objetivo de tu interacción con un comprador potencial es ayudarlo a resolver una situación dolorosa. Por supuesto, la intención de vender también es un motivador importante, sin embargo, la buena intención siempre debe ser la fuerza motriz.
No temas expresar la intención de ayudar en tu comunicación por correo electrónico. En general, las personas buscan ayuda y quieren ver que alguien comprenda sus problemas y tenga soluciones para ellos.
Asegúrate de que tus correos electrónicos suenen como si tú (el vendedor) los hubieras creado manualmente y los hubieras enviado a través de Gmail/Outlook. A las personas no les gusta que las traten de manera robótica e impersonal, así que no les permitas percibir tu correo electrónico como producido en masa.
Personaliza tu mensaje
El contenido de tu correo electrónico debe ser relevante para el destinatario. Utiliza ejemplos y referencias correctos y de la misma industria que la de tu cliente potencial, demostrando que conoces las entradas y salidas de la industria. Antes de escribir el correo electrónico, considera qué temas le interesarían a tu audiencia y qué problemas están tratando de resolver.
En segundo lugar, haz que tu correo electrónico parezca que fue diseñado específicamente para ellos. Usa el título correcto, dirígete a ellos por su nombre, menciona la información que investigaste sobre ellos. Demuestra que hiciste tu tarea y te esforzaste en contactarlos en primer lugar. Ya no sentirán que es un enfoque tan “frío”.
Dirigirse a la audiencia adecuada da como resultado una tasa de respuesta más alta
Cuanto más específico sea tu público objetivo, podrás adaptar la relevancia de tus correos electrónicos a sus necesidades. Imagínate, tienes una campaña de correo electrónico perfecta con una línea de asunto, contenido y llamado a la acción (Call to Action o CTA) increíbles, pero aún así, los resultados son muy bajos. Puede que valga la pena mirar a tu audiencia.
Lo primero que debes analizar (si vendes productos o servicios B2B) es cómo dirigirte a las empresas adecuadas. Las grandes empresas necesitan un enfoque completamente diferente al de los proyectos de emprendimiento emergentes, Startups, y las pymes.
El segundo paso importante es identificar a la persona adecuada que pueda estar interesada en tus productos o servicios. Las personas que ocupan puestos inferiores en la jerarquía de una empresa no suelen tener el poder de decisión para influir directamente en una compra. Incluso si te diriges a la empresa correcta, si no te acercas a la persona adecuada, que esté interesada en tu producto o servicio, y que tiene poder para tomar decisiones, es muy probable que tu correo electrónico sea ignorado.
Se recomienda encarecidamente realizar una buena investigación de tus destinatarios, estudiar sus perfiles de LinkedIn y los sitios web de la empresa. Asegúrate de buscar siempre sus direcciones de correo electrónico corporativas y no molestarlos en las personales.
Concéntrate en los puntos débiles y cómo resolverlos
Ya sea que te encuentres con alguien en persona o te acerques a él/ella de otras maneras, la persona está pensando en sus propios problemas y puntos débiles. La mejor manera de entablar relaciones es tratar de comprender sus necesidades y encontrar una solución que funcione para ellos.
No exageres tu producto o servicio al principio; habrá mucho tiempo para "vender" más adelante, cuando veas exactamente cómo puedes contribuir a resolver sus problemas.
Un consejo: realiza una investigación exhaustiva sobre los puntos débiles comunes de las empresas o personas en tu industria objetivo. Te ayudará a escribir correos electrónicos relevantes y útiles, que captarán la atención de tus destinatarios.
Pon a prueba tu “discurso de ascensor”: sé relevante
El mejor discurso de ascensor (Elevator Pitch) es aquel que está personalizado para las necesidades de su público objetivo. Sé breve y conciso: no necesitas hablar sobre todo lo que hace tu empresa, concéntrate sólo en la parte que será interesante, beneficiosa y relevante para tus destinatarios.
El consejo n° 6 es: ajusta tu discurso de ascensor a cada campaña, cada industria y cada destinatario de correo electrónico.
Optimiza el momento en el que debes enviar correos electrónicos
Hay ciertos días de la semana y horas del día que simplemente funcionan mejor que otros. A las personas, en general, no les gusta volver a los correos electrónicos antiguos que recibieron durante el fin de semana o durante las vacaciones.
Además, si observas tus días de semana habituales, los lunes suelen ser los días en los que programas tu semana y te pones al día con las reuniones y los planes, mientras que los viernes, no quieres empezar a pensar en nuevos temas y ya te encuentras en un estado de ánimo de “fin de semana”.
Por esta razón, los mejores días para enviar campañas de correo electrónico son los martes, miércoles y jueves, y los períodos de tiempo en que las personas están más activas son por la mañana (8-10 AM) o justo después del almuerzo (1-3 PM).
Si operas en más de un mercado, asegúrate siempre de tener en cuenta las diferentes zonas horarias y de realizar un seguimiento de los calendarios locales para los días festivos.
Automatiza el seguimiento
Las personas rara vez responden al primer correo electrónico que reciben de un completo extraño. Se recomienda planificar 2-3 seguimientos educados, en los que le recuerdes amablemente a tus destinatarios que respondan tu correo electrónico en cualquier caso (estén interesados o no), y les des algunas razones más por las que tú eres la persona adecuada para abordar sus problemas.
Sin embargo, cuando te estás acercando a decenas o cientos de clientes potenciales, los seguimientos pueden convertirse en un proceso lento con poco valor agregado.
Nuestra recomendación es: ¡automatizar! Asegúrate de tener un sistema que pueda enviar correos electrónicos de seguimiento, SMS o programar una llamada, en caso de que no recibas una respuesta. Esto te permitirá realizar un seguimiento de con quién aún necesitas hacer un seguimiento, quién respondió y quién está interesado.
Asegúrate de que todo esté registrado en tu CRM
Por último, pero no menos importante, las campañas de correo electrónico se tratan de probar lo que funciona para tu audiencia y ajustarlo para obtener mejores resultados. Necesitas un lugar donde puedas recopilar y almacenar toda la información sobre tu comunicación con Leads y clientes potenciales, así como ver su compromiso y el historial de sus mensajes.
Consejo n° 8: asegúrate de que tu herramienta de automatización de correo electrónico esté conectada a tu CRM.
Odoo: una poderosa herramienta para campañas de correo electrónico
Un buen sistema ERP, como Odoo, tiene la función de automatización de correo electrónico cubierta. En algunos casos, incluso es posible comenzar de forma completamente gratuita, independientemente de la cantidad de contactos en su base de datos.
Toda la información importante en tu CRM o directorio de contactos
Odoo te permite almacenar información de todo tu directorio de contactos, así como sobre oportunidades de ventas específicas. Puedes guardar toda la información importante allí, no sólo sobre los datos de contacto, sino también sobre el tamaño de la empresa, el sector, las preferencias, el historial de ventas y facturación,… Esta información te ayudará más tarde a filtrar los destinatarios relevantes para tus campañas de correo electrónico.
Aplicación de automatización de marketing
Marketing Automation es una aplicación de Odoo disponible solo en la versión Enterprise. Su objetivo principal es realizar un seguimiento de tus campañas, configurar las secuencias y los seguimientos adecuados, cuándo deben ocurrir y cuáles serán los desencadenantes para que se envíe otro correo electrónico o SMS. Crozdesk, un sitio de comparación de software, nombró a Odoo Marketing Automation como uno de los principales candidatos al mejor software de automización de marketing en 2021.
También te permite valorar y evaluar tus actividades en las campañas, qué tan bien se desempeñaron tus correos electrónicos y cuántas conversiones obtuviste de ellos.
Puedes preguntar, ¿cuáles son los pasos más importantes para configurar la herramienta de automatización de marketing?
Filtrar el grupo objetivo adecuado
En primer lugar, debes seleccionar a quién deseas enviar esta campaña. Una de las mayores ventajas de utilizar un sistema ERP todo en uno, como Odoo, es la base de datos integrada. Puedes filtrar los contactos según cualquier criterio o cualquier campo que esté almacenando en la base de datos.
Puedes configurar filtros o condiciones más avanzadas utilizando las reglas "y" y "o". También se recomienda establecer que todos los campos que usarás en tu plantilla de correo deben establecerse (completarse) en el contacto o cliente potencial específico, para que puedas evitar que Odoo ingrese "falso" en lugar de un valor real.
Secuencia de las acciones
Antes de comenzar a planificar la campaña, es importante determinar:
¿Cuáles son los canales que deseas utilizar para acercarte a tus clientes potenciales? ¿Es solo correo electrónico o deseas combinar correo electrónico, SMS, llamadas o LinkedIn para una mayor tasa de respuesta?
¿Cuántos días debe haber entre cada mensaje?
¿Qué pasará con el Lead, una vez que realice una acción deseada? Por ejemplo, si responden que están interesados, ¿quién debería hacer un seguimiento? ¿Cómo?
¿Deberías etiquetar de alguna manera a quienes leen los correos electrónicos, pero nunca responden? Es posible que desees ponerte en contacto con ellos llamándolos o enviando un SMS.
¿Qué pasará con el Lead, una vez que se ejecuten todas las actividades y no tenga ningún comentario? ¿Deberías etiquetarlos de alguna manera y agregarlos a otras campañas, por ejemplo, en tres meses?
Una vez que tengas las respuestas a estas preguntas más importantes, puedes comenzar a configurar la secuencia de actividades en Odoo.
Para cada actividad (correo electrónico, SMS o acción del servidor), puedes configurar una actividad secundaria y las condiciones en las que se debe ejecutar la próxima actividad (por ejemplo, si alguien responde a un correo electrónico o no responde a un correo electrónico dentro de un período establecido de tiempo, si alguien abre un correo electrónico, si el correo electrónico rebota, etc.)
Por lo general, los desencadenantes más populares de las actividades infantiles son:
Correo electrónico respondido: puedes configurar la siguiente actividad para que un vendedor realice un seguimiento.
Correo electrónico no respondido: si el correo electrónico no se responde dentro de un cierto período de tiempo, se envía un seguimiento.
Correo electrónico abierto: si se abre un correo electrónico, pero no se responde, puedes programar una llamada en lugar de otro correo electrónico.
Plantillas de correo electrónico
Por último, pero no menos importante, es configurar las plantillas de correo electrónico, para que extraigan información dinámica directamente del contacto o cliente potencial y hagan que la comunicación sea lo más personalizada posible.
Esto se puede lograr mediante el uso de un fragmento de código corto, que le indicará a Odoo de dónde se debe extraer la información específica.
Odoo tiene su propio Generador de marcador de posición dinámico, que te ayudará a generar el fragmento de código, que está vinculado a un contenido de un campo muy específico en Odoo.
Obtén ayuda para configurar tu herramienta de automatización de marketing
Marketing Automation en Odoo es una aplicación que brinda una gran libertad en la preparación de campañas de correo electrónico automatizadas, planificación de llamadas o actividades para vendedores o seguimientos por SMS. Sin embargo, para asegurarte de que tu herramienta esté configurada correctamente, que tu campaña se ejecute sin problemas y que obtendrás los mejores resultados posibles, se recomienda obtener una visión profesional de tus campañas y tus configuraciones.